Digitales Wege- und Verwaltungsmanagement im Spessartbund

Das LEADER-Kooperationsprojekt „Digitales Wege- und Verwaltungsmanagement im Spessartbund (Wanderverband)“ des Spessartbundes soll die Arbeit des Spessartbundes fit für die Zukunft machen. Durch die Schaffung eines digitalen Systems für Wege- und Verwaltungsmanagement wird das heute im Spessart noch übliche analoge System möglichst unkompliziert und effizient ersetzt und die Arbeit des Spessartbundes und seiner ehrenamtlichen Wegewarte sowohl zentral als auch draußen im Gelände deutlich erleichtert. Im Zuge der digitalen Transformation schaffen der Spessartbund und insbesondere seine Geschäftsstelle, nötige elementare Voraussetzungen, um Arbeitsabläufe zu modernisieren und effizienter arbeiten zu können, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit (Wanderer, Naturnutzer) zu steigern und die Datenverwaltung zu verbessern.

www.spessartbund.de

Antragsteller: Spessartbund e.V. 1913

Gesamtkosten: 128.000,00 €
LEADER-Förderung: 75.294,12
LAG Spessart: 37.647,06 €
LAG Main4Eck: 37.647,06 €
Eigenmittel: 52.705,88 €
 

Kurze Vorhabensbeschreibung

Durch die Schaffung eines digitalen Systems für Wege- und Verwaltungsmanagement wird das heute im Spessart noch übliche analoge System möglichst unkompliziert und effizient ersetzt und die Arbeit des Spessartbundes und seiner ehrenamtlichen Wegewarte sowohl zentral als auch draußen im Gelände deutlich erleichtert.

Kurze Beschreibung der Ausgangslage

Das Wegemanagement und die Geschäftsstelle des Spessartbundes e.V.1913 arbeiten derzeit mit manuellen und zeitaufwändigen Prozessen, um Abrechnungen, Bestellungen, Rechnungen, Mitgliedschaften und Veranstaltungen zu verwalten.

Die Verwaltung von Wanderwegen durch jährliche Begehungsaufträge samt Übersichtslisten für jeden Markierer stellen eine besondere Herausforderung dar. Hierfür gibt es keine Standard-Software. Daher muss eine individuelle Lösung erstellt werden, die gewährleistet, dass die jährlich ca. 2000 Begehungsaufträge, die durch 300 Markierer durchgeführt werden, effizient verwaltet werden können.

Zudem gibt es bislang auch keine zentrale Softwarelösung, die die verschiedenen Aufgaben der Geschäftsstelle effizient unterstützt, was zu einer hohen Fehleranfälligkeit und ineffizienten Abläufen führt. Die Datenverwaltung erfolgt teilweise noch auf Papier oder inisolierten Excel-Dateien, was zu mangelnder Transparenz und Problemen bei der Datengenauigkeit führt. Die manuellen und fragmentierten Arbeitsweisen führen außerdem zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand und machen es schwierig, den Überblick über Bestellungen, Zahlungen, Mitgliederdaten und Veranstaltungen zu behalten.

Kurze Beschreibung, was unmittelbar mit dem Projekt erreicht werden soll

Im Zuge der digitalen Transformation schaffen der Spessartbund und insbesondere seine Geschäftsstelle, nötige elementare Voraussetzungen, um Arbeitsabläufe zu modernisieren und effizienter arbeiten zu können, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit (Wanderer, Naturnutzer) zu steigern und die Datenverwaltung zu verbessern.

Bestandteile des Projekts

- Online-Shop
Ein Online-Shop soll die Handlungsoptionen des Spessartbundes erweitern. Zum einen sollen im digitalen Ladengeschäft Artikel verkauft werden, zum andern Materialbestellungen der Mitgliedsvereine durchgeführt werden. Nach Möglichkeit wird beabsichtigt, das neue Shopsystem in die bestehende Webseite (Wordpress) zu integrieren.
- Warenwirtschaft
Neben den Artikel- und Materialbestellung gibt es auch Geschäftsvorfälle zur Auszahlung von Aufwandsvergütungen, Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Beiträge für Seminare und Rechnungen für Artikelverleih. All diese Prozesse erfordern Rechnungen, sodass ein separates Abrechnungssystem aufgebaut werden soll.
- Buchhaltung
Es existiert eine bestehende Software von Lexware, welche für die Buchhaltung bereits verwendet wird. Nach Möglichkeit soll diese beibehalten und integriert werden.
- Verwaltung von Wanderwegen
Die Verwaltung von Wanderwegen durch jährliche Begehungsaufträge samt Übersichtslisten für jeden Markierer stellen eine besondere Anforderung dar. Hierfür gibt es keine Standard-Software und daher muss eine Individuelle Lösung erstellt werden. Wichtig ist hierbei, dass die jährlich ca. 2000 Begehungsaufträge, die durch 250 Markierer durchgeführt werden, effizient verwaltet werden können.
- Verwaltung von Seminaren, Wanderungen und anderen Veranstaltungen
Auch Seminare, Wanderungen und andere Veranstaltungen werden regelmäßig vom Spessartbund angeboten und organisiert. Bisher fehlt hier jegliche digital Unterstützung. Eine in die bestehende Webseite integrierte Lösung ist angestrebt.
- Personendatenbank
Als weitere Komponente sollen zentral zugänglich Personendaten mit Verbindungen und Attributen gespeichert werden können, sodass alle Mitarbeiter und Berechtigte Zugriff auf diese Daten haben.
- Personalverwaltung
Zudem sollen Arbeitszeiten und Urlaubstage des Personals verwaltet und dokumentiert werden. Dabei sollen Zeiten nicht nur auf das persönliche Arbeitszeitkonto zu buchen sein, sondern auch projektbezogen zuordnen zu können.
- Webseite
Die aufgelisteten Systemkomponenten sollen teilweise in die Webseite integriert werden. Entsprechend muss der Aufbau und ggf. das Design angepasst werden. Mindestens folgende Komponenten sind hierfür relevant:
• Online-Shop
• Verwaltung von Wanderwegen
• Verwaltung von Seminaren, Wanderungen und anderen Veranstaltungen

Umsetzungsort

Es handelt sich um ein Kooperationsprojekt der LAG Spessart mit der LAG Main4Eck. Daher wird das Projekt sowohl auf dem Gebiet der LAG Spessart als auch der LAG Main4Eck umgesetzt.

Übereinstimmung mit den Zielen der LES

Das Projekt leistet einen Beitrag zu vier Entwicklungszielen und vier Handlungszielen der LES.

- Im Bereich von Entwicklungsziel 1 „Gemeinschaftsregion Spessart“ leistet die Schaffung eines digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements durch den Spessartbund e.V. einen Beitrag zu Handlungsziel c) „Weiterentwicklung und dauerhafte Unterstützung des Ehrenamts/bürgerschaftlichen Engagements“, indem es die ehrenamtliche Arbeit des Spessartbunds (bei der regelmäßigen Pflege des Wegenetzes durch ehramtliche Wegewarte) im Sinne einer digitalen Transformation nachhaltig unterstützt.

- Mit Blick auf Entwicklungsziel 2 „Freizeitregion Spessart“ leistet der Aufbau eines digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements durch den Spessartbund einen Beitrag zu Handlungsziel b) „Ausbau und Vernetzung der Naherholungsangebote und Freizeitinfrastruktur“, indem die digitale Transformation die Betreuung des Netzwerkes ehrenamtlicher Wegewarte und deren regelmäßige Pflege des Wegenetzes im Spessart erheblich vereinfacht.

- Die Etablierung eines digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements durch den Spessartbund leistet in Richtung auf Entwicklungsziel 3 „Naturregion Spessart“ einen Beitrag zu Handlungsziel a) „Sicherung und Erhalt der Natur- und Kulturlandschaft, natürlicher Ressourcen und Förderung der Biodiversität“, denn die dringend nötige Transformation von analog zu digital unterstützt die regelmäßige und bestandserhaltende Pflege des Wegenetzes im Spessart.

- Mit Fokus auf Entwicklungsziel 4 „Zukunftsregion Spessart“ ergibt sich ein wesentlicher Beitrag zu Handlungsziel b) „Spessart digital: Ausbau digitaler Angebote angepasst für Zielgruppen“, denn bisher analoge Systeme des Wege- und Verwaltungsmanagements werden durch den Spessartbund zielgerichtet für Wanderzwecke in digitale Systeme übergeleitet.

Beschreibung der Bürger- und/oder Akteursbeteiligung

Bei der Etablierung des digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements tauscht sich der Spessartbund sowohl mit seinen rund 80 Ortsgruppen als auch mit den Kommunen, den beiden Naturparken im Spessart, dem Tourismusverband Spessart-Mainland sowie den Forstbetrieben der Region stetig und intensiv aus.

Beschreibung des Nutzens für das LAG-Gebiet

Die vorgesehene Digitalisierung der Wanderdestination Spessart hat ökonomische, ökologische und soziale Relevanz für beide, am Kooperationsprojekt beteiligten LAGen. Das digitale Wege- und Verwaltungsmanagement des Spessartbunds bietet eine belastbare Basis, um daran anknüpfend attraktive Angebote zur Erholung, für Freizeitaktivitäten, für touristische Zwecke und zum Schutz der Natur aktivierend weiter zu entwickeln.

Beschreibung des Innovationsgehalt

Mit Blick auf den stetig fortschreitenden Stellenwert digitaler Transformation kann der Aufbau eines digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements durch den Spessartbund e.V. als richtungsweisend und beispielgebend für alle organisierten Wanderverbände bezeichnet werden.

Darstellung der Vernetzung zwischen Partnern und/oder Sektoren und/oder Projekten

Der Spessartbund ist ein gemeinnütziger Verein mit rund 10.000 Mitgliedern in etwa 80 Ortsgruppen, der sich in und für die Region einsetzt. Er ist Mitglied im Bayerischen, Hessischen, Deutschen und Europäischen Wanderverband.

Beitrag zur Eindämmung des Klimawandels bzw. zur Anpassung an seine Auswirkungen

Die Etablierung des digitale Wegemanagements im Spessart unterstützt die regelmäßige Pflege der einzigartigen Naturlandschaft und leistet damit einen wesentlichen Beitrag für deren dauerhafte Erhaltung.

Beitrag zu Umwelt-, Ressourcen- und/oder Naturschutz

Schutzgebiete wie der Spessart sind sensible Lebensräume mit geschützter Flora und Fauna, die bei massiven Störungen durch den Menschen dauerhaft Schaden nehmen können. Gleichwohl leistet die gezielte Pflege bestehender Wege und die dadurch erst mögliche Besucherlenkung – bei einer verantwortungsbewussten Nutzung - einen aktiven Beitrag zum Schutz der Natur, denn jenseits der markierten Wege bleibt hinreichend Rückzugsraum für Pflanzen und Tiere gewährleistet.

Beitrag zur Sicherung der Daseinsvorsorge bzw. zur Steigerung der Lebensqualität

Die Schaffung des digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements spielt eine entscheidende Rolle beim Aufbau eines effektiven Datenaustausches innerhalb des Spessarts als attraktive Wanderdestination und bei deren gezielter Weiterentwicklung.

Beitrag Förderung der regionalen Wertschöpfung

Das digitale Wege- und Verwaltungsmanagement des Spessartbundes bietet eine zusätzliche Basis zur Vermarktung regionaler Produkte und touristischer Angebote.

Beitrag zum sozialen Zusammenhalt

Das digitale Wege- und Verwaltungsmanagement des Spessartbundes vereinfacht die Möglichkeiten zur nutzerfreundlichen und niederschwelligen Beteiligung zahlreicher regionaler Akteure.

Ggf. Beitrag zu weiteren LAG-spezifischen Kriterien aus der Checkliste Projektauswahlkriterien

Das Projekt leistet einen Beitrag zu weiteren LAG-spezifischen Kriterien:
- das Projekt hat Modellcharakter und kann überregional übertragen werden
- das Projekt leistet einen Beitrag zur Identitätsstiftung mit der Region
- das Projekt wird vom Spessartbund öffentlichkeitswirksam präsentiert

Erwartete nachhaltige Wirkung

Die Schaffung des digitalen Wege- und Verwaltungsmanagements durch den Spessartbund vereinfacht und sichert die regelmäßige und bestandserhaltende Pflege des bestehenden umfangreichen Wegenetzes im Spessart und kann nutzbare Erfahrungswerte mit Blick auf digitale Transformation für andere regionale Wanderverbände und -destinationen generieren.

Sicherung von Betrieb und Nutzung des Projekts

Das Projekt wird über den gesamten Zeitraum der Zweckbindungsfrist vom Spessartbund betreut.

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